30 janvier 2023, 07:24
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Comment ordonner efficacement un planning de travail ?

 

L’efficacité des dirigeants dans une entreprise est fondée sur leur capacité d’élaborer un plan d’action bien réparti dans un planning détaillé. C’est le moyen idéal pour qu’ils puissent gérer plusieurs projets et organiser leurs employés en fonction des besoins de l’entreprise. Effectivement, le planning de travail est l’outil essentiel pour gérer au mieux leurs équipes afin d’assurer la croissance de leur business. Un tour d’horizon sur ce planning de travail !

 

Qu’est-ce qu’un planning de travail ?

 

Un planning de travail indique l’existence des activités assurées par des équipes différentes. C’est un outil de gestion de personnel permettant d’organiser leurs horaires de travail et de communiquer les shifts aux employés. Un planning de travail doit être établi en fonction des besoins et des objectifs de l’entreprise, dans le respect de la loi en vigueur (durées légales des heures de travail).

 

L’horaire collectif de travail

L’horaire collectif de travail est fixé unilatéralement par l’employeur. Il s’agit des horaires de travail pour tous les jours travaillés, applicables à l’ensemble des employés. Le dirigeant seul décide la répartition des heures de la semaine, le début et la fin de la journée de travail. C’est pourquoi, il doit établir le planning de travail de tous ses employés. Il doit l’afficher suivant des modalités d’affichage strictement encadrées par la loi. Cela concerne notamment le contenu du planning de travail et pas sa forme.

 

Le contenu

Par conséquent, un planning de travail d’un établissement ayant des salariés travaillant selon le même horaire doit contenir les informations suivantes :

  • les heures auxquelles les employés commencent à travailler et finissent leur travail ;
  • les temps de repos et les jours de congés de chaque salarié ;
  • la date et la signature de l’employeur, en caractères lisibles.

Si l’entreprise applique le dispositif d’aménagement du temps de travail, son planning de travail doit également renseigner :

  • le nombre de semaines contenant la période de référence fixée par décret ou par accord ;
  • l’horaire et la répartition de la durée de travail pour chaque semaine englobée dans cette période de référence.

 

La forme

À l’inverse du contenu du planning de travail, la loi n’impose pas sa forme. Ce planning peut être hebdomadaire, mensuel ou annuel et peut prendre la forme :

  • d’un planning de travail classique ou issu d’un logiciel de gestion de planification ;
  • d’un agenda de travail accessible à tous ;
  • d’un tableau d’organisation du travail.

 

Comment construire un planning de travail ?

 

Les outils

L’établissement d’un planning de travail oblige l’employeur à se projeter dans le futur et à réfléchir aux tâches à dispatcher. Il doit utiliser de bons outils qui lui permettent de travailler facilement, rapidement et efficacement. Parmi les outils de planification les plus répandus, il y a :

  • le tableau Excel : peu efficace et très chronophage avec des erreurs plus fréquentes ;
  • l’outil de planning automatisé pour limiter les erreurs humaines.

 

Les intérêts de l’utilisation des logiciels de création de planning de travail

Pour créer un planning de travail en conformité avec la législation, il est important d’utiliser un logiciel spécifique de planification. C’est un outil performant et intuitif avec une prise en main facilitée. Il est parfaitement adapté pour les secteurs où les plannings changent quotidiennement (pharmacie, écoles, hôpitaux, …). Ce logiciel de planification de travail représente un atout majeur pour l’employeur :

  • une solution collaborative et fluide avec une option pointeuse connectée pour des alertes instantanées (retard, absence, …) ;
  • la création d’un planning de travail respectueux de la loi et de la convention collective (jours de congés, jours fériés, …) ;
  • le suivi des mis à jour des conventions collectives et une alerte en cas de dépassement des horaires, … ;
  • un seul outil pour toutes les données RH et tous les documents de l’entreprise (contrats, arrêts, pointage, congés, …) ;
  • une vue globale des heures de travail pour le suivi de la productivité et des ratios, etc.

 

Les obligations de l’employeur sur le respect du planning de travail

 

Pour élaborer un planning de travail, l’employeur doit respecter les obligations légales suivantes :

  • la durée maximale de travail : 10 heures de travail effectif par jour (en moyenne 44 heures par semaine) et pas plus de 6 jours par semaine ;
  • un repos hebdomadaire minimum de 35 heures consécutives ;
  • le temps de pause des salariés, etc.
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